문서 관리
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더 많은 작업
- Document Management
- 문서를 만들고 유통·보관·보존하다 폐기하기까지의 전 과정을 체계적으로 다루는 일
- 의사 전달 - 조직의 의사를 다른 부서·기관·사람에게 전한다
- 의사 보존 - 전한 의사를 기록으로 남겨 증거로 삼고 나중에 참고하게 한다
- 자료 제공 - 보관·보존한 문서가 다른 업무의 근거 자료가 된다
- 업무의 연결·조정 - 기안·결재·협조를 거치며 부서 사이 업무를 잇고 조정한다
- 의사의 구체화 - 머릿속 생각이 문서로 적히면서 내용과 형태가 구체적으로 정해진다
의사 결정은 문서의 기능이 아니다. 결정은 사람과 조직이 하고, 문서는 결정된 의사를 담아 전하고 남기는 수단이다.
발생(생산) → 유통(전달·결재) → 활용 → 보관 → 보존 → 폐기
- 보관은 업무에 쓰는 동안 가까이 두는 것이고, 보존은 활용이 끝난 뒤 정해진 기간 동안 두는 것이다.
- 보존 기간이 끝난 문서는 정해진 절차로 폐기한다. 개인정보가 담긴 문서는 복원할 수 없는 방법으로 파기해야 한다.
문서 정리는 분류 → 보관 → 보존 → 폐기 순서로 한다.
- 분류 : 정해진 분류 체계(주제·기능·거래처·날짜 등)에 따라 문서를 나누고 표제를 붙인다. 나누지 않은 문서는 보관해도 찾을 수 없으므로 분류가 첫 단계다
- 보관 : 처리가 끝났지만 업무에 계속 참조하는 문서를 사무실 가까이(캐비닛·파일)에 둔다
- 보존 : 쓰임이 줄어든 문서를 서고·기록관으로 옮겨(이관) 정해진 보존 기간 동안 둔다
- 폐기 : 보존 기간이 끝나면 심사를 거쳐 폐기한다
보관이 보존보다 먼저다. 보관은 쓰는 동안, 보존은 쓰임이 끝난 뒤다.
- 표준화 : 서식·분류 체계·명명 규칙을 통일한다
- 간소화 : 불필요한 문서와 절차를 없앤다
- 신속성 : 필요한 문서를 바로 찾을 수 있게 한다
- 정확성과 추적성 : 최신본을 분명히 하고 변경 이력을 남긴다
- 집중 관리 : 한 부서·한 장소에서 조직의 문서를 모아 관리한다
- 부서마다 보관 설비를 두지 않아 경비와 공간이 절약된다
- 한 곳에서 통일적으로 관리하므로 종합된 정보를 받을 수 있다
- 문서 관리와 업무의 조정·통제가 쉽다
- 대신 열람·이용의 절차가 번거롭고 시간이 걸린다. 쓰는 사람과 보관 장소가 떨어져 있기 때문이다
- 분산 관리 : 부서마다 자기 문서를 관리한다
- 필요한 문서를 바로 꺼내 쓸 수 있어 이용이 편하다
- 대신 설비가 중복되고, 같은 문서가 여러 벌 생기며 통제가 어렵다
- 실무에서는 두 방식을 섞어, 공통 문서는 집중 관리하고 부서 고유 문서는 분산 관리한다.
- 전자문서관리시스템(EDMS) : 문서를 전자적으로 등록·보관하고 권한에 따라 열람하게 한다
- 버전 관리와 변경 이력, 결재 흐름, 전문 검색, 보존 기간이 지난 문서의 자동 폐기를 지원한다
- 종이 문서를 없애는 것보다 검색과 이력 관리에서 효과가 크다
- 장점
- 문서를 신속하게 조회·검색할 수 있어 생산성이 오른다. 조건 검색으로 필요한 문서를 손쉽게 찾는다
- 종이 문서를 보관할 공간이 크게 줄어 사무 환경이 쾌적해진다
- 여러 사람이 동시에 열람하고 공유할 수 있으며, 권한별 접근 통제와 백업으로 분실·훼손 위험이 줄어든다
- 텍스트 문서뿐 아니라 이미지·영상·음성 같은 여러 형태의 문서를 한 시스템에서 통합해 관리한다. 텍스트를 이미지·영상과 따로 떼어 관리하는 것이 아니다
- 단점 : 도입 비용, 전산 장애·해킹에 대비한 백업과 보안이 필요하다