사무 계획
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사무 계획 : Office Planning
미래의 사무 활동 방향을 미리 정해 두는 과정. 무엇을 · 언제 · 누가 · 어떻게 할지를 사전에 결정한다.
실적과의 차이를 고치는 것은 통제, 사람을 배치하는 것은 조직의 일이다. 계획은 그 앞 단계다.
| 기준 | 나뉘는 모습 |
|---|---|
| 기간 | 장기 계획 / 중기 계획 / 단기 계획 |
| 순응 능력 | 고정 계획 / 신축 계획 |
| 형식 | 표준 계획 / 개별 설정 계획 |
| 구조 | 구조 계획 / 과정 계획 |
계획이 상황 변화에 얼마나 맞춰 갈 수 있는지(순응 능력)로 나누면 고정 계획과 신축 계획이다.
계획화(Planning)는 다음 활동으로 이루어진다.
- 목표 또는 목적의 설정
- 목표를 이루기 위한 방침·절차·일정의 결정
- 필요한 인원·설비와 자금의 조달 및 그 원천의 결정
- 실행 가능한 대체안을 찾아 비교하고 그중 최선안을 선택하는 의사결정
업무 처리 결과를 분석하고 계획과 비교해 차이를 고치는 일은 계획이 아니라 통제(Controlling)다. 관리 과정은 계획 → 조직 → 지휘(동기 부여) → 조정 → 통제 순으로 돌아간다 → 사무 관리
- 사무의 목적과 목표를 명확히 한다
- 정보를 수집하고 분석한다 : 현재 업무량·인원·설비·문제점 등 판단에 필요한 사실을 모은다
- 대체안을 만든다 : 목표를 이룰 수 있는 여러 방안을 세운다
- 대체안을 평가하고 최종안을 선택한다 : 비용·효과·실행 가능성으로 비교해 하나를 고른다
- 실행 계획을 세운다 : 일정·담당·예산을 정한다
시정 조치는 계획 수립 절차가 아니다. 실행 결과를 계획과 비교해 차이를 바로잡는 사무 통제의 단계다.
- 최소한의 노력으로 최대의 효과를 기대할 수 있다
- 사무 자원을 적재적소에 배치할 수 있다
- 소요 예산을 정확히 잡을 수 있다
- 업무의 중복과 누락을 줄인다
- 업무의 우선순위가 정해진다. 중요한 업무를 중요하지 않은 업무보다 먼저 처리하게 되어, 급하지 않은 일에 시간을 빼앗기지 않는다
- 행동 방침을 관리자가 미리 정해 주므로 작업자는 그에 따라 일관되게 처리한다. 작업자가 그때그때 방침을 정하는 것은 계획이 없는 상태다
- 업무량을 늘리거나 고용을 늘리는 것은 계획의 목적이 아니다. 같은 인원으로 더 적은 낭비로 일하게 하는 것이 효과다
사무원의 여유 시간을 줄이는 것은 계획화의 효과가 아니다. 오히려 계획이 잘 서면 불필요한 대기 시간이 줄어 여유가 생긴다.