사무 통제
IT위키
더 많은 작업
사무 통제(Office Control)는 사무가 계획대로 진행되는지 실적을 계획과 비교해 확인하고, 어긋난 부분을 바로잡는 사무 관리의 마지막 기능이다.
사무 관리는 계획 → 조직 → 지휘 → 통제의 순서로 돌아간다. 사무 계획이 무엇을·언제·누가·어떻게 할지를 미리 정한다면, 통제는 그 계획이 실제로 지켜지는지를 재고 차이를 고친다. 계획이 없으면 비교할 기준이 없으므로 통제는 언제나 계획을 전제로 한다.
통제는 다음 세 단계로 이루어진다.
- 표준 설정 — 계획에서 정한 일정·수량·품질·비용을 판단 기준으로 삼는다
- 실적 측정과 비교 — 실제 진행 상황을 재고 표준과 견준다
- 시정 조치 — 차이가 나면 원인을 찾아 일정·인원·방법을 고치고, 필요하면 계획 자체를 바꾼다
| 종류 | 무엇을 통제하나 |
|---|---|
| 절차 통제 | 사무가 정해진 순서와 경로대로 처리되는지 |
| 일정 통제(진도 통제) | 사무가 정해진 기한 안에 끝나는지 |
| 수량 통제 | 처리한 사무량이 계획된 양에 맞는지 |
| 품질 통제 | 처리 결과에 오류가 없는지 |
| 원가 통제 | 사무 비용이 예산 안에 드는지 |
사무 통제, 특히 일정 통제에 쓰는 도구는 해야 할 일과 그 기한을 눈에 보이게 만들어 빠뜨리지 않게 하는 장치들이다.
| 수단 | 방법 |
|---|---|
| 티클러 시스템(Tickler System) | 처리할 서류나 카드를 날짜별 칸막이가 있는 상자·서랍에 넣어 두고, 그날 칸의 서류를 꺼내 처리한다. 기일이 된 일을 자동으로 떠올리게(tickle) 하는 기일 관리 장치다 |
| 컴업 시스템(Come-up System) | 처리 기일이 남은 서류를 담당자가 들고 있지 않고 관리 부서가 보관했다가, 기일이 되면 담당자에게 다시 올려 보낸다(come up). 미결 서류가 흩어지지 않는다 |
| 일정표·간트 차트 | 업무별 계획 일정과 실적을 막대로 나란히 그려 진도를 비교한다 |
| PERT·CPM | 작업의 선후 관계를 망으로 그리고 주공정을 찾아 일정을 계획하고 지연을 관리한다 |
| 사무 작업 지시서·점검표 | 처리 절차와 기한을 적어 두고 단계마다 확인한다 |
테일러 시스템(Taylor System)은 사무 통제의 수단이 아니다. 테일러가 제창한 과학적 관리법으로, 시간·동작 연구로 작업 표준과 과업량을 정하고 차별적 성과급을 주는 관리 방식(이론)이다. 사무 관리에 표준화와 측정이라는 생각을 들여온 바탕이 되었지만, 일정과 진도를 확인하는 도구가 아니다.