사무 분담
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사무 분담(사무분장)
조직의 사무를 직원 한 사람 한 사람에게 누가 무엇을 맡을지 나누어 정하는 일. 누가 어떤 일을 얼마나 하고 있는지 알아보는 것을 사무분담 조사라 한다.
- 성격이 같거나 비슷한 사무는 한 사람이나 한 부서에 모아 맡긴다
- 한 사람의 업무량이 지나치게 많거나 적지 않게 고르게 나눈다
- 맡은 일과 책임·권한을 분명히 해 중복과 공백이 없게 한다
- 능력과 경력에 맞게 배정하고, 한 사람이 빠져도 일이 멈추지 않게 대리자를 정한다
- 정한 결과는 사무분담표(사무분장표)로 만들어 알린다
현재의 분담 상태를 파악하는 방법이다.
| 방법 | 내용 |
|---|---|
| 면접청취법 | 조사자가 담당자를 직접 만나 묻고 들어 맡은 업무와 처리 방법을 파악한다 |
| 질문서법(조사표법) | 조사표를 나눠 주고 담당자가 맡은 업무를 적어 내게 한다. 많은 사람을 한꺼번에 조사할 수 있다 |
| 기록진행법 | 담당자가 일정 기간 자기가 처리한 업무를 그때그때 스스로 기록해 가게 한다 |
| 연속관찰법 | 조사자가 담당자의 업무를 근무 시간 처음부터 끝까지 빠짐없이 관찰해 기록한다. 전수 조사식이라 정확하지만 시간과 인력이 많이 든다 |
| 계속관찰법 | 근무 시간 가운데 일정한 시간을 한정한 다음, 그 시간 동안 계속하여 관찰한다. 전체를 다 보지 않고 일부를 뽑아 보는 발췌 검사식 방법이다 |
- 근무 시간 전체를 보는 것은 연속관찰법, 시간을 한정해 그 동안 계속 보는 발췌 검사식은 계속관찰법이다. 둘 다 조사자가 직접 보는 관찰법이고, 면접청취법·기록진행법은 관찰하지 않고 담당자에게서 정보를 얻는다
- 임의의 순간에 무엇을 하고 있는지를 여러 번 뽑아 보는 방법은 사무량을 재는 워크 샘플링법이다 → 사무량 측정