아웃룩
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아웃룩(Microsoft Outlook)은 마이크로소프트가 오피스 제품군에 넣어 파는 개인 정보 관리 프로그램으로, 전자우편·일정·연락처·작업을 한 화면에서 다룬다.
| 모듈 | 하는 일 |
|---|---|
| 메일 | 받은 편지함·보낸 편지함·임시 보관함·지운 편지함·정크 메일 폴더. 사용자가 폴더를 만들어 분류한다 |
| 일정(달력) | 약속·모임 일정, 되풀이 일정, 모임 요청 보내기와 수락 |
| 연락처(사람) | 이름·주소·전화번호, 연락처 그룹(메일 그룹) |
| 작업 | 할 일 목록. 시작일·기한·미리 알림·진행 상태 |
| 메모 | 짧은 메모 |
규칙은 메일을 주고받을 때 조건에 맞으면 정해 둔 동작을 저절로 실행하게 하는 기능이다. [파일] → [규칙 및 알림 관리] 에서 만든다.
| 구분 | 고를 수 있는 것(예) |
|---|---|
| 조건 | 특정 사람이 보낸 메일, 제목에 특정 단어가 있는 메일, 본문·주소에 특정 단어가 있는 메일, 받는 사람에 내가 있는 메일, 중요도·첨부 파일이 있는 메일 |
| 동작 | 지정한 폴더로 이동·복사, 삭제, 다른 사람에게 전달, 특정 서식 파일을 사용하여 회신, 소리 재생, 경고 창 표시, 범주·플래그 지정 |
| 예외 | 조건에 맞아도 규칙을 적용하지 않을 경우 |
- 그래서 '특정인에게 받은 메일을 원하는 폴더로 바로 옮기기', '제목에 특정 단어가 든 메일을 정크 메일 폴더로 옮기기', '특정인에게 메일이 오면 소리 내기', '제목에 특정 단어가 든 메일에만 미리 만든 답장을 자동으로 보내기' 는 모두 규칙으로 할 수 있다
- 이미 받은 편지함에 있는 메일에도 [지금 규칙 실행] 으로 적용할 수 있다
- Exchange 계정의 자동 회신(부재 중 회신)은 정해 둔 기간 동안 받는 메일에 같은 답장을 보낸다. 조직 안·밖 보낸 사람을 나눠 다른 문구를 쓸 수 있다
- 아웃룩의 정크 메일 필터가 광고성 메일을 정크 메일 폴더로 옮긴다. 보호 수준(낮음·높음 등)을 고를 수 있다
- 수신 허용 목록(안전한 보낸 사람)에 넣은 주소·도메인은 정크 메일로 보지 않고, 수신 거부 목록에 넣은 것은 늘 정크 메일로 보낸다
- 정크 메일 폴더로 잘못 간 메일은 [정크 메일] → [정크 메일 아님] 을 고르거나 끌어다 놓아 받은 편지함으로 되돌릴 수 있다. 이때 보낸 사람을 수신 허용 목록에 넣을지 묻는다
- 광고성 메일 일반은 스팸 메일 참조
- 기한(마감일)과 미리 알림 시간을 정해 두면 그 시각에 알림 창이 뜬다
- 되풀이(반복) 작업 : 매일·매주·매월·매년 반복하게 하고, 반복이 끝나는 날짜나 횟수를 정할 수 있다
- 작업 요청 : 다른 사람에게 작업을 맡길 수 있고, 받은 사람은 요청을 수락하거나 거절한다. 진행 상태를 보고받을 수 있다
- 작업을 끝내면 완료로 표시한다. 완료된 작업은 목록에서 줄이 그어지거나 보기에 따라 숨겨질 뿐 정해진 기간이 지나면 저절로 지우는 설정은 없다. 오래된 항목은 자동 보관(보관 파일로 옮기기)이나 직접 삭제로 정리한다
- PST(개인 폴더 파일) : POP3 계정의 메일과 보관 파일을 내 컴퓨터에 저장하는 파일
- OST(오프라인 폴더 파일) : Exchange·IMAP 계정의 서버 사서함을 내 컴퓨터에 복사해 둔 파일
- 다른 프로그램의 메일·주소록을 가져오거나 PST 로 내보낼 수 있다