프로젝트 의사소통 관리
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- Project Communications Management; 프로젝트 의사소통 관리
- 프로젝트와 이해관계자의 정보 요구를 충족하도록 정보를 적시에 적절하게 계획·수집·배포·저장·감시하는 관리 영역
프로젝트 관리자는 업무 시간의 상당 부분을 의사소통에 쓴다. PMBOK 6판에서 의사소통 관리는 의사소통관리 계획수립(기획), 의사소통 관리(실행), 의사소통 감시(감시 및 통제)의 3개 프로세스로 구성된다. 5판의 '의사소통 통제'가 6판에서 '의사소통 감시'로 이름이 바뀌었다. 이해관계자의 참여를 다루는 프로젝트 이해관계자 관리와 밀접하게 연결된다.
| 프로세스 | 주요 내용 | 주요 산출물 |
|---|---|---|
| 의사소통관리 계획수립 | 이해관계자별 정보 요구 분석, 의사소통 기술·방법·모델 선정, 누가·무엇을·언제·어떻게 전달할지 결정 | 의사소통관리 계획서 |
| 의사소통 관리 | 계획에 따라 정보를 생성·수집·배포·저장·검색·폐기. 성과 보고, 회의 운영 | 프로젝트 의사소통 산출물(보고서, 회의록 등) |
| 의사소통 감시 | 의사소통 계획과 활동이 이해관계자 정보 요구를 충족하는지 확인하고 조정 | 작업성과 정보, 변경 요청 |
참여자가 n명일 때 가능한 의사소통 채널(경로) 수는 다음과 같다.
- 채널 수 =
| 인원(n) | 채널 수 |
|---|---|
| 5 | 10 |
| 10 | 45 |
| 20 | 190 |
예를 들어 팀이 5명에서 10명으로 늘면 채널 수는 10개에서 45개로 35개 증가한다. 인원 증가에 따라 채널 수가 제곱에 비례해 늘어나므로 의사소통 복잡도가 급격히 커진다. 문제에서 "프로젝트 관리자 포함 여부"를 반드시 확인해야 한다.
| 방법 | 설명 | 예 |
|---|---|---|
| 대화형(Interactive) | 둘 이상의 당사자가 실시간으로 정보를 교환한다. 공통의 이해가 필요할 때 가장 효과적이다. | 회의, 전화, 화상회의, 메신저 |
| 푸시(Push) | 특정 수신자에게 정보를 보낸다. 전달은 보장되나 이해 여부는 확인되지 않는다. | 서신, 이메일, 보도자료, 음성메시지 |
| 풀(Pull) | 정보를 저장소에 두고 수신자가 스스로 접근한다. 대량 정보나 많은 수신자에 적합하다. | 인트라넷, 지식 저장소, 전자 학습 자료 |
기본 송신자-수신자 모델은 다음 요소로 구성된다.
- 부호화(Encode): 송신자가 생각·아이디어를 메시지로 변환한다.
- 메시지 전송(Transmit): 매체(채널)를 통해 전달한다. 이 과정에서 잡음(Noise)이 이해를 방해할 수 있다.
- 해독(Decode): 수신자가 메시지를 의미 있는 생각으로 되돌린다.
- 수신 확인(Acknowledge): 수신자가 메시지를 받았음을 알린다. 동의를 뜻하지는 않는다.
- 피드백/응답(Feedback/Response): 수신자가 해독한 내용을 바탕으로 응답한다.
PMBOK 6판은 이를 확장한 대화형 의사소통 모델을 제시하며, 문화·언어·감정·지리적 차이 등이 이해를 방해하는 요인으로 작용한다고 설명한다. 서면 의사소통의 원칙으로 5C(정확한 문법과 맞춤법, 간결한 표현, 명확한 목적, 논리적 흐름, 단어와 아이디어 흐름의 통제)를 든다.
정보 요구의 긴급성, 기술의 가용성과 신뢰성, 사용 편의성, 프로젝트 환경(대면/가상, 시간대), 정보의 민감도와 기밀성 등을 고려한다.
- 채널 수 공식 n(n−1)/2 계산과 인원 증가에 따른 증가분 계산
- 대화형·푸시·풀 방법의 구분과 사례
- 송신자-수신자 모델의 요소(부호화, 잡음, 해독, 수신 확인, 피드백)와 수신 확인은 동의가 아니라는 점
- 6판의 3개 프로세스와 의사소통관리 계획서의 내용